Digital Samfällighet

Har ni inget medlemsregister idag? Vi kan hjälpa er att bygga upp ett medlemsregister genom ett registerutdrag från Fastighetsregistret (Lantmäteriet). Vi digitaliserar informationen och skapar registret åt er. Vi samlar även in email från era medlemmar genom ett utskick till alla fastighetsägare. De kan registrera email för sin fastighet i vår tjänst och erhålla information och digitala tjänster från samfälligheten.

Läs mer om hur medlemsregistret fungerar i guiden för administratörer.

Fakturering av avgifter

Tjänst för digital fakturering av samfällighetsavgiften eller BRF avgift. Tjänsten skapar fakturor baserade på debiteringslängden och skickar till de boende via email. Kassören behöver bara trycka på en knapp för att fakturera avgifter till alla boende i samfälligheten. De boende får en komplett faktura med redovsining av alla avgifter enligt debiteringslängden (samt moms beroende på samfällighetens val av momsredovisning) samt alla övriga uppgifter såsom fakturaperiod, fakturanummer, betalreferens, betalningsinformation, med mera. Fakturan visas i klartext i email (ej PDF bilaga) och är lätt att läsa i både mobil och dator. Vid utskrift på skrivare ryms fakturan på ett papper.

Kassören kan följa upp på fakturering och pricka av betalningar under meny Data->Samfällighetsavgifter. Om betaldatum är satt kommer förutom en fakturaverifikation även en betalverifikation skapas i SIE exporten till bokföringsprogram mm.

Läs mer om hur tjänsten fungerar i guiden för boende.

Fakturering av förbrukning (vatten, el, mm)

Fakturering av vattenförbrukning (och andra förbrukningar såsom el eller värme) kan göras på olika sätt. En del samfälligheter fakturerar förbrukning i efterskott, andra fakturerar förbrukning i förskott (preliminär förbrukning). Om preliminär förbrukning används måste den verkliga förbrukningen regelbundet stämmas av med den preliminära och korrigering av fakturan göras med en differenspost.

Digital samfällighet stödjer alla varianter av förbrukningstjänster inklusive samfakturering med samfällighetsavgifter.

	Separat fakturering	Samfakturering med samfällighetsavgifter
Fakturering i efterskott	Den boende läser av mätaren i samband med fakturering och erhåller en förbrukningsfaktura. Beskrivning: ett vanligt sätt för samfälligheter att fakturera förbrukning.	Den boende läser av mätaren som en del av fakturering av avgifter och förbrukning. Beskrivning: Samfakturering med förbrukning i efterskott
Preliminär fakturering	Den boende erhåller en faktura för prel förbrukning som ej kräver avläsning. En gång om året används en avstämningsfakturering där den boende läser av mätaren. Beskrivning: inte en vanligt förekommande metod då preliminär fakturering oftast kombineras med samfakturering.	Den boende faktureras för prel förbrukning tillsammans med övriga avgifter. Ingen avläsning krävs. En gång om året används en avstämningsfakturering där den boende läser av mätaren. Beskrivning: passar för samfälligheter som fakturerar avgifter ofta (halvår, kvartal, månad) och vill inkludera även förbrukningar.

För fakturering av förbrukning i efterskott fungerar tjänsten i korthet som:

Inbjudan: Inbjudan via email till den boende
Mätarställning: Ange aktuell vattenmätarställning
Signera: Signera vattenmätarställning med lösenord
Erhåll faktura: Fakturan erhålles direkt efter signering. Ett email med fakturan skickas också till den boende.

Tjänsten är enkel att använda och är mycket populär hos våra kunder. Statistik visar att mediantiden för en boende att rapportera och erhålla faktura är 2 minuter vilket vittnar om att det är en enkel och bra upplevelse för de boende. Läs mer om hur tjänsten fungerar i guiden för boende.

Några omdömen från boende som använder tjänsten:

Nu har jag loggat in, gjort avläsningen och fått fakturan. Det var verkligen superenkelt! Bra lösning! - Jessica
Det fungerar bra i mobilen, enkelt att använda. - Erik
Jättesmidigt! Bra! - Lena
Tack! Det gick jättesmidigt och enkelt! Jag betalade direkt :) - Karin

Den boende kan se avläsningar och fakturor i en databrowser (skärmbild nedan). All data kan exporteras till excel.

Vattenadministratören i samfälligheten initierar en ny rapportering och fakturering till de boende genom ett enkelt klick. Vattenadministratören kan se avläsningar och fakturor för de boende i en Excel liknande browser och kan följa upp löpande på faktureringen. Rapporten för vattenförbrukning beskriver totalt och genomsnittligt fakturerat belopp, total och genomsnittlig vattenförbrukning, antal fakturor och betalda fakturor, kundfordringar, och fakturerad moms.

Ur rapporten framgår att 6288 kr fakturerats till 2 bostäder och att utestående kundfordringar är 3095,40 kr. Den genomsnittliga vattenförbrukningen är 66 m3 och den totala förbrukningen är 264 m3. Det genomsnittligt fakturerade beloppet är 3144 kr.

Portal

Portal är en samling funktioner för att dela information och kommunicera med medlemmarna. Portalen visas som en del av startsidan och kan ses som ett säkert "intranät" för en samfällighet eller förening. I portalen finns följande tjänster:

Dokument: styrelsen kan ladda upp och dela dokument med samfällighetens medlemmar (tex stadgar, årsmötesprotokoll mm). Interna dokument i styrelsen hanteras separat och är endast tillgängliga för styrelsemedlemmar.
Föreningsmeddelande: Föreningsmeddelande skickas via email till alla medlemmar i samfälligheten, eller till alla medlemmar i styrelsen. För konfidentiell information kan kommunikatören välja att meddelandet endast kan läsas i inloggat läge
Anslagstavla: styrelsen kan sätta ett meddelande på startsidan som visas för alla efter inloggning
Kallelser: kallelser till tex städdagar eller årsstämma

Startsidan visar en anslagstavla med information om samfälligheten samt uppgifter om den boendes bostad.

Dokumenthantering med kataloger och dokument som kan delas med samfälligheten eller styrelsen. Styrelsens dokument är endast tillgängliga för styrelsemedlemmar.

Votering och Enkäter

Digitala omröstningar är ett modernt sätt att genomföra omröstningar och sedan den 1 januari 2024 är digitala föreningstämmor tillåtna för samfälligheter oavsett om det står i stadgarna eller inte. Med tjänsten Förfrågan kan digitala voteringar, omröstningar och enkäter hållas i föreningen och på digital föreningsstämma. Medlemmarna kan rösta digitalt och resultatet kan följas i realtid. Resultatsidan kan användas som röstprotokoll vid stämman. Tjänsten kan även användas för enkäter med flervalsalternativ eller för att ställa öppna frågor till de boende.

Votering (omröstning ja/nej): Styrelsen anger en fråga och och startar en digital votering för medlemmarna. Voteringen kan följas i realtid tex på en stämma.
Flervalsalternativ: Styrelsen anger en fråga och vilka svarsalternativ som är möjliga. Styrelsen kan på detta sätt snabbt och enkelt få medlemmarnas återkoppling på tex val av arbetsuppgifter på en städdag eller prioriterade åtgärder i underhållsplanen.
Öppen fråga: Styrelsen anger en fråga och de boende kan svara med fri text. Styrelsen kan på detta sätt få återkoppling från medlemmarna vid tex utvärdering av styrelsens arbete eller förslag på åtgärder i föreningen.

Under Fråga anges den fråga som ställs till de boende. Den bör vara kortfattad och entydig. För en omröstning ska den formuleras så att svaret är antingen ja eller nej.
Under Introduktion kan en förklarande text till förfrågan anges. Den inkluderas i inbjudan till de boende.
Efter sista svarsdatum kan de boende inte längre svara.
Om inkludera Följare kryssas i kommer den huvudansvarige för en fastighet att kunna rösta samt alla som följer fastigheten (dvs övriga i hushållet eller anhöriga som blivit tillagda genom tjänsten dela data)
Om Anonym kryssas i kan de boende inte se vad de andra röstat (s.k. sluten omröstning). Sluten omröstning är sällsynt när det gäller sakfrågor (måste begäras av en boende och vara tillåtet enligt föreningens stadgar).

Resultat av förfrågan kan följas i realtid av de som besvarat förfrågan:

De boende kan även lämna en kommentar till sitt svar.

Anpassade digitala tjänster

Vi tillhandahåller digitala tjänster anpassade efter era behov. Vi tillhandahåller en prototyp för er utvärdering utan kostnad. Kontakta oss för en diskussion om digitala tjänster anpassade för era behov.

Redovisningsbyrå, revisionsbyrå och ekonomibyrå

Med tjänster från Digital Samfällighet kan en redovisningsbyrå, revisionsbyrå, eller ekonomibyrå digitalisera sitt erbjudande till samfälligheter och föreningar. Genom att använda våra miljövänliga tjänster slipper ni dyra pappersutskick och betungande pappershantering och ökar samtidigt era kunders nöjdhet. Digital fakturering kan enkelt exporteras till bokföring på SIE format. Debiteringslängd och medlemsregister hanteras via webb gränssnitt inklusive import/export till Excel. Med Digital Samfällighet kan ni komplettera ert erbjudande med moderna, säkra, och miljövänliga digitala tjänster till lägre kostnad än porto!

Följande funktioner för hantering av era kunder ingår:

Digital fakturering av avgifter baserat på debiteringslängd
Digital fakturering av förbrukningar (vatten, el, mm)
Uppföljning av digital fakturering med påminnelse och rapport
Avprickning av betalningar
Export av digitala fakturor i SIE format till bokföring (fakturaverifikation och betalverifikation)
Digitalt self-service medlemsregister där medlemmar själva kan uppdatera data och kontaktuppgifter för bostad och boende samt även dela data med andra i hushållet
Digitalt ägarbyte där medlem själv kan överlåta bostad till ny ägare
Administration av debiteringslängd och medlemsregister inklusive stöd för import/export till Excel
Byte av kundbild till annan kund görs enkelt med ett klick i webbgränssnittet

Hantera moms

Vid fakturering i tjänster från digitalsamfallighet.nu så stöds alla typer av momshantering fullt ut: både debitering / ingen debitering av moms, och prissättning före och efter moms. Kassören konfigurerar hur moms ska hanteras i objektet för Fakturering som finns för varje tjänst (finns under Data->Kommersiell->Fakturering). De olika sätten att hantera moms beskrivs nedan utifrån kombinationer av parametrar Moms% och Prissättning som båda sätts i objektet för Fakturering:

Fakturering	Priser inklusive moms	Priser exklusive moms
Moms%=0	Ingen moms ingår i beräkningar av priser. Beskrivning: det traditionella sättet för samfälligheter att debitera avgifter utan moms.	Ingen moms ingår i beräkningar av priser. Beskrivning: Moms 0% innebär att priser före och efter moms är lika
Moms%=25	Moms 25% ingår i beräkningar av priser. Alla priser är inklusive moms. Beskrivning: passar för samfälligheter som är momsregistrerade och som vill använda totalpriser inklusive moms. Moms redovisas som ingående i avgifter.	Moms 25% ingår i beräkningar av priser. Alla priser är exklusive moms. Beskrivning: passar för samfälligheter som är momsregistrerade och som vill använda priser exklusive moms. Moms redovisas som tillkommande och läggs på vid summering av totalbelopp.

Underlag för momsredovisning finns i Rapporten för fakturering av samfällighetsavgift / vattenförbrukning.

Guider och Support

Det är enkelt att komma igång med tjänster från Digital Samfällighet. För boende i en samfällighet finns en guide för hur man som boende använder tjänster från Digital Samfällighet. Guiden beskriver steg för steg hur man tar emot inbjudningar till och deltar i tjänster inklusive skärmbilder av de olika momenten.

För administratörer av tjänster (kassör, vattenadministratör) finns en utförlig guide för administration som täcker många av de behov som finns i en samfällighet. Guiden beskriver steg för steg hur man sätter upp tjänster för en samfällighet inklusive skärmbilder av de olika momenten.

Digital Samfällighet tillhandahåller support till våra kunder som en del av abonnemang på våra tjänster. Supporten nås på email un.tehgillafmaslatigid@troppus. Supporten är öppen under kontorstid 9-18, måndag till fredag.

Följande ingår i supporten:

Hjälp att lösa problem och besvara frågor om Digital Samfällighets tjänster
Felavhjälpning på grund av fel i en tjänst från Digital Samfällighet
För administratörer av tjänster så hjälper vi till med att importera data och sätta upp medlemsregister, tariffer, mm för er samfällighet vid uppstart av ny tjänst

#digitalsamfällighet #fakturering #redovisning